A konstruktív visszajelzés nélkül nem lesz hatékony a cég működése, és a szakmai fejlődés is hátráltatva lesz. A munkavállalóknak és a munkaadóknak meg kell tanulniuk úgy kommunikálni, hogy az előremozdítsa a munkát, ne pedig hátráltassa.

Sok különbség van egy csoport és egy csapat között, különösen, ha az eredményekről van szó. Egy munkacsoport teljesítménye attól függ, hogy az egyes tagok mit tesznek. Ezzel szemben egy csapat teljesítménye magában foglalja az egyéni eredményeket és a közös munka eredményét.

Teljesen természetes, hogy sokszor előre rettegünk a visszajelzésektől, mivel nem tudjuk, hogy miként álljunk neki, ahogy a munkahelyi sértődés is a lehetséges problémák között van. Ebben a cikkben utánajártunk ezeknek a kérdéseknek, olvass tovább!

Visszajelzés vagy feedback jelentése

A visszajelzés és a feedback egy és ugyanaz, előbbi magyarul, utóbbi pedig angolul van. A fogalom szó szerinti jelentése az a folyamat, amiben konstruktív javaslatot teszünk egy kollégának, hogy növelje a hatékonyságát vagy fejlessze a személyiségét.

A feedback jelentése sosem egyenlő a kritikával, hiszen arra kell törekedni, hogy mindig építő jellegű legyen, és mindkét fél (az adó és a kapó) érdekeit szolgálja.

Soha ne feledjük, hogy a munkahelyen közös célunk van.

Miért fontos a visszajelzés a munkatársainknak?

Először is azért, mert az ember a természetéből adódóan vágyik rá. Amikor minden erőnket befektetjük egy munkába, akkor szeretnénk, ha a többiek is észrevennék. Szükségünk van a visszajelzésre!

Fontos megjegyezni, hogy a dicséret mellett adhatunk javaslatot is a fejlődésre, azonban ennek párbeszéd formájában kell megvalósulnia, nem állhat egyirányú üzenetekből. A visszajelzés mindkét fél megfigyeléseit és érzéseit magában foglalja.

Milyen visszajelzések léteznek?

Amikor visszajelzést adunk, akkor három forma (pozitív-konstruktív, negatív-konstruktív, negatív-desktruktív) közül választunk, azonban nem mindegy, hogy melyikkel élünk.

Érdemes előre átgondolni, hogy mit fogunk mondani. Nézzük ezt a hármat:

  • Pozitív-konstruktív: amikor az ember dicsér a másikat, és úgy ad visszajelzést.
  • Negatív-konstruktív: amikor építő jellegű kritikát fogalmazunk meg, amivel a másik ember segítése a célunk, aki ettől nem fogja rosszul érezni magát.
  • Negatív-destruktív: amikor kritikát fogalmazunk meg, amitől a másik fél rosszul érzi magát.

Visszajelzést is lehet rosszul csinálni

Ennek a hátterében több ok lehet, például az, hogy nem akarjuk megbántani a másikat, és inkább nem mutatunk rá a hiányosságaira.

Sajnos ezzel senki sem fejlődik, és hosszú távon éppen mi fogjuk rosszul érezni magunkat. A másik ok, ha attól félünk, hogy a munkatársaink megutálnak, így inkább tompítunk, vagy el se mondjuk, hogy mit gondolunk.

Az egyik legrosszabb feedback az, ami nem létezik.

Ha mégis rávesszük magunkat a visszajelzésre, akkor figyelni kell a stílusunkra. Mindenkinek lehet rossz napja, de ez nem engedélyezi az agressziót. Ha valami nem úgy sül el, ahogy tervezzük, akkor a támadás nem fogja megoldani a problémát, hanem inkább tovább ront rajta.

Hogyan adjunk visszajelzést?

Mindegy, hogy pozitív vagy negatív visszajelzést adunk, akkor lesz jó, ha célirányos. A megfogalmazott feedback tartalmazhat erősségeket és gyengeségeket is, azonban sosem eshetünk túlzásba, különben úgy fog tűnni, mintha direkt problémát keresnénk a másikban.

Ha megfigyelünk egy bizonyos viselkedésformát, akkor fogalmazzuk meg tárgyilagosan és konkrétan. Mutassuk meg a munkatársunknak, hogy milyen következményei vannak, majd kérdések vagy javaslatok formájában adjunk egy másik járható utat, és mindig engedjük, hogy válaszolhasson a felvetésünkre.

Extra tipp, hogy ezeket a visszajelzéseket mindig négyszemközt tegyük, így senki nem válik nevetség tárgyává!

Kezdjünk egy kérdéssel

A véleménynyilvánításban az a legnehezebb, hogy a másik embernek végig kell hallgatnia, és úgy érezheti, hogy nincs esélye a magyarázatra vagy az önvédelemre.

A kérdések azonban olyan erővel bírnak, ami megnyitja ezt a lehetőséget, így a munkatársunk elmondhatja az érzéseit. Egy „Mit gondolsz, hogy ment a munka?” után azonnal tudni fogjuk, hogy azért rontott el valamit, mert nem tudja csinálni, vagy mert beteg a gyerek és egész este nem aludt.

Legyél egyértelmű

Nincs annál rosszabb, mint amikor elkezdjük körbe írni a véleményünket, a másik ember meg próbálja kitalálni, hogy mit akarunk. Az idő pénz, az ember dolgozni akar, így a nagy tanácsadás türelmetlen topogásba torkollik. Ehhez nagy mértékben hozzátartozik a célirányos fogalmazás, ami segít megelőzni a nagy kitérőket és a félreértéseket. Ha nyíltan és őszintén megdicsérünk valakit, esetleg javasoljuk a helyzet javítását, akkor sokkal könnyebben lesz a kommunikáció.

 Az egyenes beszéd segíti a kommunikációt, ugyanakkor a másik fél számára is megadja a szükséges tiszteletet, a munkatársaink nem fogják azt hinni, hogy kötekedni akarunk.

Hagyjuk a szendvicseket

Mindenki kapott már olyan tanácsot, ami gyönyörűen be volt csomagolva, és két dicséret között megfogalmazta, hogy hol rontottuk el. Ezt hívjuk szendvicsnek. Ez azonban a lehető legrosszabb módja a visszajelzés megfogalmazásának, mivel először dicséretnek tűnik, utána van benne egy kritika, majd megint dicsérünk. Az ember csak kapkodja a fejét, hiszen nem fogja tudni, hogy most mit is akarunk pontosan megfogalmazni. Még rosszabb, ha vezetőként alkalmazzuk ezt a rossz technikát.

Csak őszintén

Az őszinteség rengeteg problémát megelőz. Senki nem lehet mérges azért, ha őszintén elmondjuk a véleményünket. Ellenben a kisebb-nagyobb hazugságokkal, amik úgyis kiderülnek és még több problémát szülnek. Nincs abban semmi rossz, ha elrontunk valamit, vagy éppen nekünk kell tanácsot adni a többieknek. Ha kedvesek és őszinték maradunk, akkor ők is hamarabb megfogadják.

Legyen építő jellegű

Ha felidézzük a feedback jelentését, akkor tudjuk, hogy konstruktív, tehát építő jellegű visszajelzést kell adnunk.

A támadó, piszkáló véleménynyilvánítás újabb összeütközésekhez vezet. Ha pedig magasabb beosztásban vagyunk, akkor érdemes rendszeresen használni az építő visszajelzést például a féléves vagy éves teljesítményértékeléskor is.

Néhány példa jó és rossz visszajelzésre

Figyeljük meg a következő szituációkat és a hozzájuk tartozó visszajelzést.

Amikor az egyik dolgozó elront egy feladatot.
„Legközelebb csináld jobban!” – nem segít, nem épít, inkább megszégyeníti a személyt.
„Feltűnt, hogy nem sikerült …. elvégezni. Sajnos amiatt az ügyfeleknek várakozniuk kell, úgyhogy keressünk egy megoldást. Szerinted mi segít neked, hogy a legközelebb hatékonyabb legyen ….? – ez nem bántó, érződik a segítő szándék, és használjuk a kérdés erejét.

Amikor tudjuk, hogy mit ront el a másik.
„Arrogáns vagy, ezért nem is fog sikerülni.” – ez a mondat sértő és személyeskedő.
„Nem ad jó képet, ha az ügyfél előtt így beszélsz.” – ezzel nem kötünk bele a személybe, hanem magára a viselkedésre és annak az okozatára figyelünk.

Amikor visszajelzést kapunk.
„Ja, ja, legyen, amit mondasz.” – ez a mondtad azt jelenti, hogy nem fogadjuk el a másik tanácsát, és egy kis büszkeséget is magában foglal.
„Nem egészen értem, hogy mire célzol. Kifejtenéd kérlek, hogy mikor viselkedtem/csináltam ezt?” – így a másik fél el tudja mondani, hogy pontosan mit vett észre rajtunk, és még idejében tudunk változtatni.

Hogyan fogadjuk a konstruktív feedbacket?

Egy dolog visszajelzést adni és egy egészen más kapni. Az emberek általában hamarabb felkészülnek az építő kritika megfogalmazására, mint a fogadására.

Amikor rajtunk van a sor, és nekünk kell fogadni a meglátásokat, akkor a legfontosabb, hogy őszintén hallgassuk meg a másikat. Ha közben az óránkat vagy a falat nézzük, akkor mindkettőnknek kényelmetlen lesz.

Ha nem értjük, hogy miért kapunk konstruktív feedbacket, akkor nyugodtan kérjük meg, hogy fejtse ki, hogy mire gondol, vagy mutassa meg, hogy milyen körülmények között tapasztalta a problémát.

Ha megértettük a meglátásait, akkor köszönjük meg, és próbáljuk meg tényleg megfogadni. Ne feledjük, hogy senki nem tökéletes, mi sem.

A visszajelzés a cégünk alapja legyen

A cégben rengeteg tehetséges és gondolkodó ember dolgozik. Sokszor ezek az emberek évtizedeken keresztül dolgoznak, miközben eszükbe sem jut, hogy milyen jók valójában, így az önértékelésük is a padlón van. A visszajelzés megadja az alapot a dicsérethez és az inspirációhoz.

Természetesen nemcsak a megerősítés szokott hiányozni, hanem az építő kritikák is, amitől a cég sokkal gördülékenyebben fog működni. Ez a feedback minden félnek segíteni fog a javulásban, ami hosszú távon a munkavégzést is hatékonyabbá teszi.

Összefoglalás

A szervezeti problémák hatékony megoldásához rendszeres visszajelzésre van szükség. Akár vezetőként, akár munkavállalóként adunk visszajelzést, mindig fogalmazzunk úgy, hogy a fejlődést szolgálja. Emellett legyünk nyitottak a tanácsok fogadására is, hogy még gyorsabb legyen a fejlődés.

Akár negatív, akár pozitív visszajelzés érkezik, mindig köszönjük meg a másiknak, hiszen elég bátorságot merített a beszélgetéshez, valamint időt szánt a megfogalmazásra. A feedbacknek kétirányúnak kell lennie, és akkor biztosan működni fog.