Onboarding jelentése, célja és folyamata

Az új munkatársak eligazítására összpontosít, hogy segítse az alkalmazkodást és száz százalékban megismertesse őket a vállalati kultúrával.

Megtalálni a tökéletes alkalmazottat olykor nehéz feladatnak tűnik. Hiába van szuper csapatunk, még szuperebb bérezésünk, az érdeklődők sokszor egyáltalán nem jelentkeznek, vagy az első hét után felszámolnak. Az onboarding éppen ezt a beilleszkedést próbálja megkönnyíteni, amit sokszor beszoktatásként emlegetünk. A fontossága életbevágó, hiszen a cég jövője függ tőle. Éppen ezért ebben a cikkben részletesen utánajárunk az onboarding különböző folyamatainak.

Mi is az onboarding jelentése és a célja?

A beszoktatás célja, hogy az új alkalmazottat arra ösztönözzük, hogy megértse a rá váró munkakör feladatát és előnyeit. Ez lehetővé teszi, hogy utána megfelelő teljesítményt nyújtson, hogy érezze a munkatársak és a vállalat megbecsülését, valamint azt is, hogy az új munkatársak jól érezzék magukat az ismeretlen környezetben.

A vállalaton belüli tevékenységek és folyamatok világos megértése azt jelenti, hogy nem lesznek kellemetlen meglepetések, mindenki pontosan tudja, hogy mit várnak el tőle.

A beilleszkedéssel segítik, hogy a munkafolyamatok tökéletesen érthetőek legyenek, és az új munkatárs minél gyorsabban átérezze az őt körülvevő kultúra fontosságát és értékét.

Ezáltal szívesen marad a többiek mellett, és nem akar másik vállalathoz menni.

Milyen a jó onboarding folyamat?

Ennek a folyamatnak az a célja, hogy a munkavállaló teljes mértékben beilleszkedjen a vállalatba és az új munkahelyére. A beilleszkedés azonban nem csupán egy kézikönyv átadása a munkaköri leírással; ennél többről van szó! A cél mindig az, hogy az emberek jól érezzék magukat és tényleg elégedettek legyenek.

Röviden, a munkavállalói beilleszkedés számos előnnyel jár mind a vállalat, mind a munkavállaló számára, mivel jobbá és tartósabbá teszi a kapcsolatukat.

Ahhoz, hogy egy tehetséges munkavállaló jól illeszkedjen a vállalathoz, nem elég egyszerűen üdvözölni őt, hanem jó alapokat kell teremteni a megfelelő munkavégzéshez.

Onboarding folyamata lépésről lépésre

A munkavállalók 21%-a hagyja el munkahelyét az új vállalathoz való belépését követő első három hónapon belül. Emiatt a beilleszkedési folyamat minden iparágban a HR-csapat egyik legfontosabb prioritásává vált.

Az onboarding a jelöltkeresés legelején kezdődik. Fontos, hogy az állásajánlatok megírásakor és a legígéretesebb jelöltek interjúztatásakor világosan kommunikáljunk. Ki kell mondani, hogy mik a vállalat értékei, miből fog állni az elvégzendő munka, be kell mutatni a betartandó szabályokat és menetrendeket, el kell mesélni az osztálynak vagy csoportnak a jellemzőit, ahol a felajánlott munkát végzik. Ha ezek szerepelnek a kiírásban, akkor sokkal nagyobb az esélyünk arra, hogy csak olyan jelentkező fog érkezni, akkor vállalni tudja a nézeteinket.

Minden munkavállaló számára az első munkanap tele van kétségekkel, aggodalmakkal, reményekkel és elvárásokkal.

Ezért hasznos, ha valaki a humánerőforrásból megkönnyíti a beilleszkedést, pontosabban az első szakaszt, tehát elkíséri a munkahelyére az embert, bemutatja a csapattagoknak, elmagyarázza, hogy miként működik a vállalat, mikor vannak pihenőidők, ebédszünetek, hogyan változnak a műszakok, mikor kell érkezni és távozni, valamint a hasonló fontos információk. Ha a vállalatnak van saját szoftvere, akkor most kell elmagyarázni a működését.

Ahogy az első munkanap, úgy az első hét is kulcsfontosságú ahhoz, hogy a munkavállaló úgy érezze, szívesen látják az új vállalatnál. Nagyon fontos, hogy ne várjunk el túl sokat tőle, hiszen időre van szüksége ahhoz, hogy megfigyelje a többieket és megtanulja az elvégzendő feladatokat. A megfelelő onboardinghoz érdemes választani egy mentort, aki az új alkalmazottat irányítja. Az is segít, ha adunk neki egy listát az összes részlegről, amelyen végig kell menniük, és a feladatokról, amelyeket ismerniük kell. Az első héten érdemes kerülni a felesleges frusztrációt, mivel negatív hatással lesz az emberünkre, ugyanakkor biztosítani kell számára a válaszokat. Érezze azt, hogy nyugodtan kérdezhet.

A jó beilleszkedési terv azonban nem ér véget az újonnan érkezett munkatárs első hete után. Néhány nap nem elég idő ahhoz, hogy valaki megismerje a munkakörének minden jellemzőjét, ezért a beszoktatást egy folyamatként kell felfogni. Győződjünk meg róla, hogy a csoportvezetők az első hónapban hetente, az első negyedévben pedig havonta ellenőrzik a helyzetet. Ezt követően választhatjuk a negyedéves vagy féléves nyomon követést.

Sikeres onboarding eszközei

Ne hagyjuk, hogy a felvételi folyamatot kizárólag a humánerőforrás irányítsa. Vonjuk be a vezetőket és a csapatokat is.

Adjunk konstruktív visszajelzést a beilleszkedési folyamat minden szakaszában. Ez segít kijavítani az esetleges hibákat, valamint bizalmat épít a személyzet és a vállalat között.

Engedjük meg az új alkalmazottnak, hogy a lehető legfüggetlenebb legyen.

Ha azt érzik, hogy valaki hónapokig a nyomukban liheg, akkor megint megnő a frusztráció lehetősége, miközben a rizikós hónapokban tartózkodunk. Nem elég, hogy csak az első héten érzi jól magát, ezt hónapokig és évekig kell fenntartani.

Ne legyünk túl anyagiasak, készüljünk valamilyen aprósággal. Az ajándék nagyszerű módja az újonnan felvett munkatársak kényeztetésének és a lojalitás kiépítésének. Még jobb, ha ezek olyan tárgyak, amelyeken szerepel a vállalat logója, például pólók, bögrék, tollak és így tovább.

Hatékony onboarding 10 lépésben

1. A hatékony onboarding az első munkanap előtt kezdődik, méghozzá a megfelelő ajánlat kidolgozásával és a pontos információ átadásával. Ha olyan dolgot közlünk, amiről utólag kiderül, hogy nem egészen úgy van, ahogy mondtunk, akkor csak a saját időnket pazaroljuk.

2. Egyeztessük a beilleszkedési folyamat és annak a területnek az elvárásait, amelyhez az új alkalmazott csatlakozik. Minél pontosabb leírást adunk a feladatokról, az időbeosztásról és mindenről, annál nagyobb az esélyünk, hogy az alkalmazott később is elégedett lesz.

3. A felvételt megelőző tevékenységek elvégzése és a követelmények teljesítése. Ez azt jelenti, hogy az új munkavállalónak meg kell értenie a szervezet által kért dokumentumokat.

4. Biztosítsunk lehetőséget az új csapattag számára, hogy részt vegyen a csapat tevékenységeiben. Sok helyen az első napok inkább a formaiságokról szólnak, pedig sokkal jobban járunk, ha már egy kész asztal várja, ha megismerkedhet a főnökséggel és az új társaival.

5. A szervezet irányításának alapjául szolgáló értékek demonstrálása és megélése, az egyszerű kimondáson túl. Nem elég, ha nagyszerűen beszélünk a cégről, de azonnal túlórával kezd. Ha a cég hisz a dolgozói jólétében, akkor ezt bizonyítsuk is be.

6. Adjunk elegendő felhatalmazást az alkalmazottaknak, hogy a szervezethez csatlakozó személynek jó képe legyen a vállalatról. Az új munkatársnak látnia kell, hogy az embereknek vannak jogai, és élveznie kell az első napokban és hetekben zajló ismerkedést és beilleszkedést.

7. Engedjük meg, hogy az újonnan érkezők önállóan vegyenek részt a beilleszkedési folyamatban. Nem kell a sarkukban loholnunk, hagyjuk őket érvényesülni.

8. Kérjünk visszajelzést az esetlegesen káros hibák azonosítása és kijavítása érdekében. Itt jönnek a képbe az első meetingek, ahol az új munkatárs is elmondhatja a véleményét az esetleges munkafolyamatokról vagy javítandó helyzetekről.

9. Automatizáljunk folyamatokat és adjunk hozzá interaktivitást. Ez növeli a munkavállalók és a szervezetben dolgozók elkötelezettségét. Kommunikálhatunk egy weboldal által, vagy közös csoportokon keresztül.

10. Végezzünk utólagos felméréseket, amelyek lehetővé teszik, hogy a beilleszkedési folyamat pozitív és negatív aspektusait egyaránt megismerjük.

Szükségünk lesz időre és erőfeszítésre a jelentkezőkkel való első kapcsolatfelvételtől kezdve a kiválasztásukig és a szervezetbe való beilleszkedésükig. Ha túl soknak érezzük ezt a feladatot, akkor ebben is tud segíteni egy jó manager.